Lagere btw-heffing privégebruik voor auto van de zaak?

Voor het privégebruik van een auto van de zaak is de werkgever of ondernemer btw-heffing verschuldigd. Dat mag op basis van de werkelijke kilometerverhoudingen of op basis van een forfait van 2,7% van de catalogusprijs. Voor bestelauto’s die alleen zakelijk en voor woon-werkverkeer worden gebruikt, geldt een gunstige regeling. Het vastleggen van de kilometerstand per 31 december is dan belangrijk.

Bijzonder is dat het woon-werkverkeer voor de btw wordt gezien als privégebruik. Voor de bijtelling is dat niet zo. Ook voor een auto die verder niet privé gebruikt wordt, maar wel voor woon-werkverkeer, is de werkgever dan de btw-heffing verschuldigd. Omdat het 2,7%-forfait over de catalogusprijs inclusief btw én BPM wordt berekend, komt dat forfait in deze gevallen meestal te hoog uit. Zeker voor bestelauto’s met een BPM-vrijstelling.

Er is echter een alternatief. Als het privégebruik van een auto alléén bestaat uit woon-werkverkeer is het niet per se nodig om een kilometeradministratie bij te houden om de verschuldigde btw te berekenen. In dat geval hoeft u alleen de woon-werkafstand te bepalen en bij te houden hoe vaak deze reizen plaatsvinden. Dat kan ook als de bestelauto (zowel zakelijk als voor woon-werkverkeer) wisselend wordt gebruikt door verschillende werknemers. Dan kunt u voor al deze werknemers de afstand bepalen en per werknemer de frequentie bijhouden.

In deze gevallen worden alle gereden privékilometers eenmaal per jaar gerelateerd aan het jaarkilometrage van de auto om de btw-heffing vast te stellen. Belangrijk is dan wel om elk jaar op 31 december de kilometerstand vast te leggen.

In plaats van het daadwerkelijk bijhouden van de frequentie van het woon-werkverkeer mag ook worden uitgegaan van een vast aantal van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, sabbaticals en verlof. Het aantal werkdagen (214) kunt u naar evenredigheid toepassen als de werknemer op minder dan vijf dagen per week werkt of als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar begint of eindigt.